에디터칼럼

‘스마트 워크’로 스마트하게 공모전 해보기

스마트하게 공모전 도전

(▶) 트렐로의 시스템

▶ 스마트 워크란?
스마트 워크란 종래의 사무실 개념을 탈피하여, 언제 어디서나 편리하게 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 하는 미래지향적인 업무환경으로서 과거의 하드워크와 대비됩니다.

스마트 워크는 집에서 업무를 보는 재택근무, 쌍방향 통신의 영향으로 인한 휴대 기기를 활용하여 외부에서 일하는 모바일 오피스, 그리고 집이나 업무 현장과 가까운 곳에 위치한 스마트 워크 플레이스의 세 가지 새로운 업무 형태를 포괄하는 개념입니다.

▶ 공모전과 스마트 워크의 만남
여러분은 공모전에 스마트 워크를 접목시켜 보셨나요? 공모전을 준비할 때, 정말 많은 문제가 발생합니다. 팀원 간 의견 차이로 인한 갈등, 업무 분담에 대한 갈등, 어쩌면 사소한 디자인 문제를 가지고도 갈등이 발생할 수 있습니다.

하지만 이런 갈등은 사소한 요소입니다. 공모전을 준비하고 싶지만, 팀원들의 시간 조율이 되지 않아, 시작조차 못한 경우가 있습니다. 혹은 시작했다 하더라도, 빠진 팀원들에게 진행상황을 전달하다 보면, 비효율적이라는 사실을 뼈저리게 느낄 수 있습니다.

모두 열정은 충만하지만, 시간 조율이 되지 않는, 이 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요? 기업들이 채택한 ‘스마트 워크’가 좋은 해결책이 될 수 있습니다. 기업들이 현장에서 사용하는 툴과 협업방식을 통해, 공모전 도전을 보다 효율적으로 진행할 수 있습니다.

▶ 구글 활용하기
구글 캘린더와 구글 드라이브를 이용해, 공모전 진행 상황을 관리하고, 개인별로 업무를 분담할 수 있습니다. 특히 구글 드라이브를 이용하면, 팀원들에게 메일을 전송하는 대신, 즉각적으로 자료를 공유하고, 정보를 한 곳으로 모을 수 있습니다.

구글을 활용하면 문서작성도 가능합니다. 링크 하나로 손쉽게 팀원들과 공유문서를 만들 수 있습니다. 이 공유문서를 통해 동시에 작업이 가능합니다. 각자 다른 지역에 사는 팀원들이 한곳에 모이기는 정말 귀찮은 일입니다.

구글을 활용하면, 자신의 방에서 팀원들과 공유문서를 만들고, PPT도 제작할 수 있습니다. 구글은 커뮤니케이션 툴인 구글 행아웃도 제공합니다.

매번 만나서 회의를 진행할 수 없기에 행아웃을 통해서 화상회의를 진행하며, 공모전 준비를 할 수 있습니다. 구글 킵을 활용하면, 실시간 메모들을 PC와 태블릿에서 동시에 작성할 수도 있습니다.

▶ 트렐로 활용하기!
미드 ‘실리콘 벨리’에서는 게으름 피우는 개발자들을 포스트잇 하나로 관리합니다. 맨 왼쪽에는 해야 할 일들을 산더미처럼 쌓아두고, 업무의 진척에 따라 포스트잇을 오른 쪽으로 옮깁니다.

이 시스템은 업무의 진행상황을 직관적으로 볼 수 있다는 점과 팀원들의 업무 분담을 효율적으로 할 수 있다는 데에 있습니다.

이 시스템을 툴로 만든 것이 ‘트렐로’입니다. 트렐로는 사전에 설정한 보드에 자신의 일정과 업무 등을 추가하고 옮김으로써 관리를 하게 됩니다. 사전에 설정해 놓은 보드에 본인의 일정 혹은 해야 할 일을 추가하고 옮김으로써 관리를 하는 것이지요. 업무들을 색상으로 지정한 라벨을 붙이기도 합니다.

이 점을 활용하면, 팀원들은 서로 말하지 않아도 공모전의 진행상황에 대해 확인도 가능하고, 다른 팀원들과 업무 분담상황을 보며 자극받기도 합니다. 말 그대로 ‘스마트한 워크’가 가능한 것입니다.

글_조민재 에디터​